Proces oznamování nekalých praktik a infolinka pro dodržování předpisů

Kodex chování společnosti Henkel, naše hodnoty, závazky vedení a další interní standardy popisují vysokou úroveň očekávání vůči našemu vlastnímu chování a obchodnímu chování i vůči dalším zainteresovaným stranám. Jakékoliv potenciální porušení těchto předpisů, zahrnující i porušení zákonů, může být nahlášeno.

V souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů společnost HENKEL ČR rovněž přijímá podněty obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti HENKEL ČR, které má znaky trestného činu nebo přestupku ‏(za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč), nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů ‏(zákon č. 171/2023 Sb.), nebo které je v rozporu s právními předpisy v oblasti:

• povinného auditu a jiných ověřovacích služeb,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele,
• souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí,
• hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

V takovém případě hovoříme o Oznámení.

Oznamovatelům je poskytnuto několik způsobů, kde můžou nahlásit potenciální pochybení.

• Zaměstnanci se samozřejmě mohou obrátit na své nadřízené, HR nebo právní oddělení, v případě, že budou mít obavy, budou chtít poradit, či budou chtít nahlásit potenciální pochybení.
• Henkel Compliance, pověřené vedením společnosti Henkel, nakládá se všemi zprávami zodpovědně, a je možno kontaktovat:
  • e-mailem (compliance.office@henkel.com),
  • přes webový formulář, a
  • otevřeně nebo anonymně pomocí Compliance Hotline společnosti Henkel kontakty a přístupové kódy přes telefon či webový formulář jsou následující:
    Hotline: 800 900 538
    Přístupový kód: 67111
    Dostupné jazyky: čeština, angličtina
    Webová stránka: www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cz
• Oznamovatelé společností Henkel v Evropské Unii, kteří preferují vše vyřešit bez kontaktu s Compliance společnosti Henkel, která se nachází v Henkel AG & Co. KGaA a / nebo bez místních manažerů Compliance, můžou vše nahlásit externímu ombudsmanovi, který je nezávislý na společnost Henkel a zavázán k profesní mlčenlivosti.
• A nakonec, společnost Henkel plně uznává, že v některých jurisdikcích se oznamovatelé mohou s jejich hlášením obrátit přímo na veřejné orgány.

Příslušnou osobou pro přijímání a vyřizování Oznámení je JUDr. Lenka Studničná, tel: +420 739 325 208, e‑mailová adresa: lenka.studnicna@henkel.com

Oznámení lze podat Příslušné osobě:

1. písemně
   1. prostřednictvím formuláře na webových stránkách https://www.speakupfeedback.eu/web/henkelexternals/cz (heslo: 67111) nebo
   2. prostřednictvím e-mailové adresy lenka.studnicna@henkel.com nebo
   3. prostřednictvím dopisu adresovaného Příslušné osobě, na obálce musí být jasně uvedeno: NEOTVÍRAT, POUZE K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY
2. ústně, a to telefonicky na telefonním čísle +420 739 325 208 nebo osobně na žádost Oznamovatele (nejdéle ve lhůtě 14 dnů od této žádosti) v sídle společnosti HENKEL ČR nebo na jiném místě po dohodě s Příslušnou osobou.

Oznámení lze rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti. Bližší informace naleznete na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti https://oznamovatel.justice.cz/

Společnost HENKEL ČR upozorňuje, že v souladu s § 9 odst. 2 písm. b) zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, vylučuje přijímání Oznámení od osob, které pro HENKEL ČR nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost ‏(touto obdobnou činností se pak má na mysli výkon odborné stáže či praxe a dobrovolnictví).

Společnost Henkel se bude ke zprávě oznamovatele chovat s naprostou péčí, rychlostí a mlčenlivostí, a s naprostým dodržováním platných zákonů na ochranu soukromí. To zahrnuje přísný princip potřeby vědět, tj. pouze Compliance společnosti Henkel ‏(místní a globální) a případně další příslušná oddělení potřebná pro vyšetřování a externí profesionální vyšetřovatelé / auditoři, budou mít přístup ke zprávě, vyšetřování a následné odezvě. V případě Oznámení – tato pak budou zpracovávána v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů, k Oznámením má přístup pouze Příslušná osoba.

Postup bude řádně zapsán a zdokumentován. Vyšetřování se řídí principem procesní spravedlnosti, objektivity, následován nestranným rozhodnutím, přičemž všechny zúčastněné osoby jsou považovány za nevinné, dokud není prokázán opak.

Společnost Henkel reaguje rázně na zjištěné pochybení, což může mimo jiné zahrnovat vhodná disciplinární opatření vůči pachateli. Je-li potřeba, může společnost Henkel zapojit do vyšetřování také veřejné orgány a žalobu. Na základě vyšetřovaných skutečností obvykle Henkel Compliance ‏(místní a globální), v součinnosti s příslušnými manažery a HR, přijímá rozhodnutí a vhodná opatření.

V případě Oznámení Příslušná osoba posoudí jeho důvodnost, a pokud vyhodnotí Oznámení jako důvodné, navrhne společnosti HENKEL ČR opatření k předejití protiprávního stavu nebo k jeho nápravě.

Oznamovateli bude odpovězeno co nejdříve to bude možné. V zásadě tak bude učiněno do sedmi dnů od přijetí Oznámení a během následujících tří měsíců pak bude obeznámen o uzavření, případně o aktualizaci případu ‏(v případě Oznámení činí základní lhůta pro vyrozumění o výsledku posouzení důvodnosti Oznámení třicet dnů od jeho přijetí, kterou je možné ve složitých případech prodloužit až dvakrát). V souladu s platnými zákony musí odpověď zohledňovat práva na mlčenlivost a soukromí všech zúčastněných osob.

V naší společnosti neexistuje žádná tolerance pro jakýkoliv typ odplaty. Ochráníme každého, který promluví v dobré víře, i přesto, že jejich obavy se prokážou jako zbytečné.